Kita semua tahu bahwa Excel merupakan salah satu aplikasi terpenting dalam mengelola data, perhitungan, hingga laporan. Salah satu fitur yang sering terabaikan namun sangat penting dalam meningkatkan produktivitas di Excel adalah Quick Access Toolbar (QAT). Fitur ini mempermudah akses ke perintah-perintah yang sering digunakan, tanpa harus berulang kali mencari di ribbon. Artikel ini akan memberikan panduan lengkap tentang cara mengoptimalkan Quick Access Toolbar di Excel untuk mempercepat pekerjaan kita.
Apa itu Quick Access Toolbar (QAT)?
Quick Access Toolbar adalah toolbar kecil yang biasanya terletak di bagian atas jendela Excel, tepat di atas ribbon. Di sini, kita bisa menambahkan berbagai perintah yang sering digunakan, seperti Save, Undo, dan Redo, sehingga kita tidak perlu bolak-balik membuka tab di ribbon untuk menjalankan perintah tersebut. Fitur ini sangat fleksibel dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan masing-masing pengguna.
Kenapa Harus Menggunakan Quick Access Toolbar?
Bayangkan, kita bekerja dengan data yang besar dan sering kali harus melakukan hal-hal berulang, seperti menyimpan file, mengurungkan kesalahan, atau menjalankan makro. Dengan menambahkan perintah-perintah ini ke Quick Access Toolbar, kita bisa menghemat waktu dan energi yang cukup signifikan. Selain itu, QAT memungkinkan kita untuk tetap fokus pada worksheet tanpa harus terganggu dengan pergantian tab di ribbon.
Cara Mengakses dan Mengatur Quick Access Toolbar
1. Letak Quick Access Toolbar
Secara default, Quick Access Toolbar terletak di bagian kiri atas jendela Excel, tepat di atas ribbon. Namun, jika kita merasa posisi ini kurang nyaman, kita bisa memindahkannya ke bawah ribbon. Caranya cukup mudah:
- Klik panah bawah di bagian kanan Quick Access Toolbar.
- Pilih opsi Show Below the Ribbon.
Dengan langkah ini, toolbar akan berpindah ke bawah ribbon, lebih dekat dengan worksheet, yang mungkin terasa lebih nyaman bagi sebagian orang.
2. Menambahkan Perintah ke Quick Access Toolbar
Menambahkan perintah ke Quick Access Toolbar sangat mudah. Ada beberapa cara yang bisa kita gunakan tergantung dari jenis perintah yang ingin kita tambahkan:
Menambahkan Perintah dari Daftar Perintah Default
Kita bisa menambahkan perintah yang ada di daftar default Excel dengan cara:
- Klik panah kecil di sebelah kanan toolbar.
- Pilih perintah yang ingin ditambahkan dari daftar dropdown.
Misalnya, kita sering membuat worksheet baru. Untuk menambahkan perintah New ke toolbar, cukup centang opsi New dari daftar yang muncul.
Menambahkan Perintah dari Ribbon
Jika perintah yang kita inginkan ada di ribbon, kita bisa langsung menambahkannya ke QAT dengan langkah berikut:
- Klik kanan pada perintah yang ada di ribbon.
- Pilih Add to Quick Access Toolbar dari menu yang muncul.
Misalnya, kita ingin menambahkan perintah Sort Ascending dari tab Data. Cukup klik kanan pada tombol tersebut, lalu pilih Add to Quick Access Toolbar.
Menambahkan Perintah yang Tidak Ada di Ribbon
Terkadang, ada perintah tertentu yang tidak ditampilkan di ribbon, tapi kita tetap bisa menambahkannya ke Quick Access Toolbar. Berikut caranya:
- Klik kanan di ribbon mana saja, lalu pilih Customize Quick Access Toolbar.
- Pada jendela yang muncul, pilih Commands Not in the Ribbon dari dropdown Choose commands from.
- Cari perintah yang diinginkan, klik Add, lalu klik OK.
Dengan langkah ini, kita bisa menambahkan perintah yang tidak ada di ribbon, misalnya perintah Speak Cells yang memungkinkan Excel membacakan isi sel.
3. Menghapus Perintah dari Quick Access Toolbar
Jika ada perintah yang sudah tidak diperlukan lagi di Quick Access Toolbar, kita bisa dengan mudah menghapusnya:
- Klik kanan pada perintah yang ingin dihapus di QAT.
- Pilih Remove from Quick Access Toolbar.
Atau, kita juga bisa menghapus perintah melalui jendela Customize Quick Access Toolbar dengan memilih perintah yang ingin dihapus dan klik tombol Remove.
4. Mengubah Urutan Perintah di Quick Access Toolbar
Mungkin kita merasa beberapa perintah perlu diprioritaskan untuk tampil lebih dahulu. Mengubah urutan perintah di Quick Access Toolbar bisa dilakukan dengan cara:
- Buka jendela Customize Quick Access Toolbar.
- Pilih perintah yang ingin dipindahkan di kolom kanan.
- Gunakan tombol Move Up atau Move Down untuk mengubah posisi perintah.
Dengan begitu, kita bisa menata urutan perintah sesuai dengan preferensi dan kenyamanan kerja.
Kustomisasi Lanjutan Quick Access Toolbar
Selain menambahkan perintah dasar, Excel juga menyediakan beberapa opsi kustomisasi lanjutan yang membuat Quick Access Toolbar semakin powerful.
1. Menambahkan Makro ke Quick Access Toolbar
Bagi yang sering menggunakan makro untuk otomatisasi pekerjaan, kita bisa menambahkan makro favorit langsung ke QAT. Langkahnya cukup sederhana:
- Buka jendela Customize Quick Access Toolbar.
- Pada dropdown Choose commands from, pilih Macros.
- Pilih makro yang ingin ditambahkan, klik Add, lalu OK.
Dengan cara ini, kita bisa menjalankan makro hanya dengan sekali klik, tanpa harus membuka tab Developer atau menggunakan pintasan keyboard.
2. Menyimpan dan Mengimpor Kustomisasi Quick Access Toolbar
Jika kita menggunakan Excel di beberapa perangkat yang berbeda atau ingin berbagi kustomisasi QAT dengan rekan kerja, kita bisa mengekspor dan mengimpor pengaturan Quick Access Toolbar. Ini sangat berguna agar tampilan dan perintah di QAT tetap konsisten di berbagai komputer.
Cara Mengekspor Kustomisasi:
- Buka jendela Customize Quick Access Toolbar.
- Klik tombol Import/Export, lalu pilih Export all customizations.
- Simpan file kustomisasi ke lokasi yang diinginkan.
Cara Mengimpor Kustomisasi:
- Buka jendela Customize Quick Access Toolbar.
- Klik tombol Import/Export, lalu pilih Import customization file.
- Pilih file yang sebelumnya disimpan, dan semua kustomisasi akan diterapkan.
3. Menggunakan Pemisah untuk Mengelompokkan Perintah
Jika toolbar kita sudah penuh dengan banyak perintah, kita bisa mengelompokkan perintah tersebut dengan menambahkan pemisah. Meskipun Excel tidak memungkinkan kita membuat grup seperti di ribbon, menambahkan pemisah bisa membantu untuk visualisasi yang lebih rapi.
Cara Menambahkan Pemisah:
- Buka jendela Customize Quick Access Toolbar.
- Pada daftar perintah di sebelah kiri, pilih Separator, lalu klik Add.
- Gunakan tombol Move Up atau Move Down untuk menempatkan pemisah di posisi yang diinginkan.
Dengan begitu, kita bisa memisahkan perintah default dan perintah khusus yang telah kita tambahkan, sehingga tampil lebih terorganisir.
Keterbatasan Quick Access Toolbar
Meskipun Quick Access Toolbar sangat bermanfaat, ada beberapa keterbatasan yang perlu kita ketahui:
- Teks Label Tidak Ditampilkan: Di QAT, hanya ikon perintah yang ditampilkan. Teks label tidak akan muncul, sehingga mungkin sedikit membingungkan jika ada terlalu banyak perintah yang tidak sering digunakan.
- Tidak Bisa Mengubah Ukuran Tombol: Ukuran tombol di QAT tidak bisa diubah. Satu-satunya cara untuk menyesuaikan ukuran tombol adalah dengan mengubah resolusi layar.
- Tidak Bisa Ditampilkan di Beberapa Baris: Jika kita menambahkan terlalu banyak perintah, QAT tidak bisa diperluas ke beberapa baris. Perintah yang tidak cukup ruang akan disembunyikan, dan kita harus mengklik tombol More Controls untuk melihatnya.
Kesimpulan
Quick Access Toolbar di Excel adalah fitur sederhana namun sangat berguna yang dapat membantu kita menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas. Dengan menambahkan perintah-perintah yang sering digunakan, kita bisa bekerja lebih cepat tanpa harus bolak-balik ke tab ribbon. Meskipun memiliki beberapa keterbatasan, kustomisasi QAT tetap menjadi salah satu cara terbaik untuk membuat pengalaman bekerja di Excel lebih efisien dan sesuai dengan kebutuhan kita.
Mulailah mengkustomisasi Quick Access Toolbar sekarang juga dan rasakan perbedaannya!
